Главная | Земельные вопросы | Как принять директора представительства

Деятельность филиалов и представительств.

Экономика, Бизнес Как вести кадровую документации в филиале компании В ходе деятельности у большинства крупных компаний возникает необходимость представлять свои интересы в других регионах. Эту функцию выполняют обособленные структурные подразделения, расположенные вне места нахождения основной компании, — филиалы.

Правовой статус филиала Юридическое лицо несет ответственность за деятельность своих подразделений, определяет ее характер Филиалы являются обособленными подразделениями юридического лица, его составными частями, не будучи сами юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений п. Поэтому юридическое лицо несет ответственность за деятельность своих подразделений, определяет ее характер.

Подразделения в своей работе руководствуются законодательством и локальными нормативными актами, регулирующими деятельность создавшей их организации, а работники обособленных подразделений — это персонал данной организации. В документах, которыми обычно руководствуется кадровая служба, нет прямых указаний на то, каким образом должно вестись кадровое делопроизводство в филиалах. Ведение кадрового делопроизводства в компаниях с обособленными структурными подразделениями нормативными актами не урегулировано.

Поэтому вопрос должен решаться на локальном уровне. В компаниях, имеющих в своей структуре обособленные подразделения, возможны следующие формы организации кадрового делопроизводства: Централизованное — характерно в отношении филиалов, находящихся в одном с головной компанией городе. Проблем обычно не возникает: Трудовые книжки работников всех филиалов хранятся в одном месте, а при увольнении человек приезжает в отдел кадров и лично забирает свою трудовую книжку.

Децентрализованное — ведение кадрового делопроизводства распределяется между головной организацией и обособленными структурными объединениями, которые имеют относительно одинаковый набор функций по кадровому документообороту. При этом служба персонала головной организации может оформлять кадровые документы на всех сотрудников компании, включая и работников обособленных подразделений, а в филиалах хранятся и оформляются документы только сотрудников этих подразделений.

Деление обычно производится по разным кадровым функциям — часть принадлежит головной организации, часть передается в обособленное подразделение1. Сложнее обстоит ситуация с филиалами, расположенными в других городах. Особенность ведения кадровой документации в этом случае заключается в том, что директор филиала, действуя на основании доверенности, выдаваемой ему головной организацией, имеет право сам подписывать договоры, приказы и вносить записи в трудовые книжки. При выборе способа ведения кадровой документации следует учитывать количество работников филиала, а также организационные и финансовые возможности компании.

Если у нее один-два филиала с небольшим штатом сотрудников, то ведение кадровой документации целесообразно поручить одному из работников подразделения для последующей передачи в головной офис. Если же много обособленных подразделений в разных регионах страны, то лучше делегировать право ведения кадровых документов филиалам.

было как принять директора представительства повторил команду

Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или своя кадровая служба, если штат филиала достаточно большой. Полномочия человека, ответственного за работу с кадровой документацией, необходимо оформить должным образом. Определение полномочий руководителя филиала Так как филиалы не являются юридическими лицами, их руководители назначаются головной организацией и действуют на основании доверенности ст.

Трудовой договор

Чтобы руководитель филиала обладал правом приема и увольнения работников, необходимо закрепить эти полномочия в трудовом договоре или доверенности. В трудовом договоре эти полномочия можно отразить так: Как провести кадровый аудит филиала Перед проведением аудита в филиале головная организация должна издать соответствующий приказ о проведении кадрового аудита, в котором необходимо указать точные наименование и адрес филиала, определить перечень документов, подлежащих проверке, и сроки проведения аудита.

Также необходимо закрепить полномочия лиц на проведение проверки в филиале от имени руководителя организации. Законодательство РФ не устанавливает единого перечня документов, которые обязательно должны иметься в организации или ее филиале. В филиале должен быть полный комплект обязательной кадровой документации, но ряд локальных нормативных актов присылается из головной организации: Штатное расписание юридического лица утверждается приказом его первого руководителя директора, генерального директора. После утверждения из штатного расписания делается выписка, относящаяся к деятельности филиала, или его копия, которая заверяется и передается в филиал компании; правила внутреннего трудового распорядка; положение о защите персональных данных; положение об оплате труда; положение о командировках.

В филиал должны высылаться копии приказов, действующих по всей организации Также в филиал должны высылаться копии приказов, действующих по всей организации. Сотрудники головного офиса знакомятся с оригиналом документа, а работники филиала — с копией, хранящейся в филиале. Обратите внимание, что правом заверки копий обязательных документов может обладать начальник отдела кадров компании, а директор филиала может не иметь такого права.

Срочный, но долгий

Результаты проведения кадрового аудита филиала оформляются актом. Акт подписывают все лица, которые принимали участие в проведении аудита кадровой документации филиала. Кадровая документация филиала может проверяться местным подразделением Федеральной инспекции труда.

Удивительно, но факт! По этому поводу в компании также должен быть издан соответствующий приказ.

Но ответственность за деятельность филиала как структурного подразделения несет головная организация, поэтому если сотрудник филиала обратится в суд для защиты своих интересов, ответчиком будет именно она. Это надо знать Кадровый аудит филиала — это проверка ведения кадрового делопроизводства в обособленном структурном подразделении с точки зрения его соответствия трудовому законодательству, подзаконным актам содержащим нормы трудового права и локальным актам организации. Как правильно действовать службе документационного обеспечения управления ДОУ , если организация ликвидирует свой филиал?

Первоначально службе ДОУ необходимо принять от директора филиала или председателя ликвидационной комиссии по акту те документы и предметы, которые обеспечивали деятельность филиала как обособленного или территориально удаленного подразделения организации: Затем следует подготовить проект приказа руководителя организации об утверждении плана мероприятий с указанием сроков, ответственных и пр. При этом компания сама решает, оставлять ли документы по личному составу в территориальном архивном учреждении или передать их в архивный фонд головной организации, а также как принять документы, которые существуют в электронном виде, как организовать уничтожение документов, не подлежащих хранению, и т.

Целесообразно привлечь к плану ликвидационных мероприятий ИТ-подразделение и бухгалтерию, поскольку иногда все расчетные и учетные информационные системы на сервере филиалов списываются, в то время как первичные учетные документы в этих системах должны храниться минимум 5 лет. Поскольку все процессы ликвидации, реструктуризации, слияния и поглощения предусматривают большие организационные мероприятия по работе с документами, уже при наличии плана мероприятий служба делопроизводства организует все работы по архивно-технической обработке документов, передаче в архивное учреждение, перевозке в головную организацию и т.

Дела должны быть сформированы в соответствии с установленными правилами и переданы в головную организацию или на архивное хранение по месту расположения филиала. Как правильно перевести работника из филиала в другой филиал: Кто должен издавать приказ о переводе: Даже если обособленному подразделению предоставлены права и обязанности в области оформления кадровых документов, следует учитывать, что руководитель филиала правомочен решать кадровые вопросы только в пределах своего подразделения.

Так, директор филиала имеет право принимать на работу сотрудников, переводить их на другую работу в филиале и решать вопросы о прекращении трудовых отношений по различным основаниям. Перевод работника из одного филиала в другой выходит за пределы таких полномочий. В этом и состоит сложность принятия решения о переводе и порядка его оформления. Ни директор филиала, где сейчас работает сотрудник, ни руководитель того подразделения, в которое сотрудник с его согласия будет переведен на другую работу, не имеют полномочий принимать решение о переводе и оформлять необходимые кадровые документы.

Такими полномочиями обладает только руководитель организации. Чтобы перевести сотрудника в другой филиал, его необходимо перевести на другую постоянную работу по правилам, предусмотренным ст. Первоначально работник пишет заявление о переводе в другой филиал.

ТЕМЫ ON-LINE КОНСУЛЬТАЦИЙ

Так как решение о переводе в другое обособленное структурное подразделение принимает руководитель организации, то заявление оформляется на его имя. После согласований с руководителями одного и другого филиалов глава организации принимает решение об оформлении перевода. После того как руководитель компании принял решение об оформлении перевода, документы работника передаются из филиала в кадровую службу головной организации. На практике передача документов может производиться по почте ценным либо заказным письмом или лично работниками кадровых служб.

Самый надежный способ — несомненно, личная передача документов. Передачу документов из филиала и их получение в головной организации желательно сопровождать соответствующим актом. В головной организации составляется дополнительное соглашение к трудовому договору работника, в котором отражаются все новые условия, связанные с работой в другом обособленном структурном подразделении. После оформления дополнительного соглашения и приказа о переводе работник снимается с учета, расписывается за получение трудовой книжки, и его документы передаются из головной организации в филиал, в котором он будет работать, для дальнейшего ведения и хранения.

В филиал в опечатанном виде передаются трудовая книжка, личная карточка работника, копия приказа о переводе на другую работу, дополнительное соглашение к трудовому договору и личное дело если ведется. Сведения о переводе на другую постоянную работу должны быть внесены в трудовую книжку ч.

Там трудовая книжка вносится в книгу учета движения трудовых книжек, личная карточка продолжает вестись в установленном порядке. В соответствии с ч. Существует ошибочное мнение, что перевод из одного обособленного подразделения в другое оформляется путем увольнения работника в порядке перевода по основанию, предусмотренному п. Напомним, что обособленные подразделения не являются самостоятельными юридическими лицами, и сотрудник при переводе из филиала в филиал продолжает работать у того же работодателя.

Поэтому и увольнять его в данном случае незаконно, так как оснований прекращения трудового договора нет. Речь идет о переводе на другую работу у того же работодателя в другое подразделение на ту же должность или на другую. У этого перевода есть определенные особенности, обусловленные территориальной обособленностью подразделений.

города как принять директора представительства Олвин

Таким образом, перевод работников из одного филиала в другой осуществляется по общим правилам, предусмотренным для перевода работника из одного структурного подразделения в другое. При этом особенность документального оформления такого перевода напрямую зависит от формы организации кадрового делопроизводства, установленной в компании.

Как отразить в локальных нормативных актах организации особенности ведения кадрового делопроизводства в ее филиалах? В инструкции по кадровому делопроизводству, утверждаемой руководителем головной организации, может быть установлено следующее: Где хранятся трудовые договоры и трудовые книжки работников филиала? Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя, который назначает специально уполномоченное лицо.

Чтобы передать ведение трудовых книжек в филиал, работодателю необходимо: В положении о филиале или в других локальных нормативных актах необходимо установить, что кадровые службы, созданные в филиалах, входят в состав единой кадровой службы организации. Приказом директора филиала в обособленном подразделении назначается лицо, ответственное за учет, ведение и хранение трудовых книжек.

Удивительно, но факт! Одни считают совершенные ими сделки вообще незаключенными. В содержании протокола необходимо указать, что на повестке дня было назначение на должность директора определенного специалиста.

Должны быть заведены все обязательные учетные журналы. Трудовые договоры с работниками филиала заключаются по месту нахождения филиала. Однако текст трудового договора в этом случае отличается от текста трудового договора головной организации указывается место работы — филиал организации и его адрес.

Кадровая документация филиала, вышедшая из текущего делопроизводства, хранится в самом филиале.

Удивительно, но факт! Какую печать использовать — организации или филиала — при заверке записей в трудовых книжках? Данное основание позволяет заключить с ним трудовой договор на общих положениях ст.

Какую печать использовать — организации или филиала — при заверке записей в трудовых книжках? Даже у специалистов с большим опытом кадровой работы возникают вопросы по поводу печати филиала. Дело в том, что печать подразделения не является аналогом печати организации и не может ее заменить. Печать организации должна содержать полное наименование юридического лица и указание на его местонахождение.

В свою очередь, печать подразделения, помимо указанной информации, также должна содержать наименование обособленного подразделения и его местонахождение. Таким образом, печать организации на документе подтверждает и факт создания документа конкретной компанией, и его подлинность, а печать подразделения — факт создания документа определенным обособленным подразделением организации и подлинность этого документа.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от Юридическое лицо головная организация может изготовить необходимое количество печатей своей единой кадровой службы с учетом количества созданных филиалов компании. На печать кадровой службы может проставляться соответствующий порядковый номер. При этом круг лиц, имеющих право использовать эти печати, должен быть определен приказом руководителя организации. Инна Гущина — преподаватель кафедры менеджмента Института туризма и гостеприимства, Москва.


Читайте также:

  • Отчет по практике юриста в таможне
  • Могут ли судебные приставы снимать деньги с больничного листа
  • Предоставление юридическим и физическим лицам в аренду земельных участков
  • Куда обращаться для расторжения брака с ребенком
  • Императивные нормы в гк рф это
  • Нормы отвода земельных полос размеры земельных участков
  • Выходные пособия при сокращении штатов